La Organización Del Día Y La Programación De Las Metas

Al llevar hacia adelante una empresa propia o un plan estratégico donde tengas que administrar proyectos de mayor o menor complejidad,con alguna frecuencia llegas a una coyuntura límite. En este proceso probablemente te sientes con un nivel de presión excesivo, que desemboca en un frenesí y hostigamiento nervioso lo cual te puede llevar en cualquier momento a padecer un colapso mental y emocional.

Realmente aunque esto suele ser así para muchas personas, en tu caso específico no tiene porque ocurrir de ese modo.

Con las herramientas que tendrás despues de leer este artículo podrás organizar las tareas, establecer las metas y fijar una relación más saludable y beneficiosa entre el trabajo, las obligaciones y la satisfacción personal.

Existe una clave para que definas prioridades y tomes control sobre el trabajo y la vida en general y es la lista de tareas.

Con esta herramienta podrás hacer entre otras cosas importantes: administrar tu trabajo, ambición y recorrido profesional para un cierto periodo de tiempo.

En este caso tratándose de una herramienta tan importante úsala para que organices las actividades de la semana que va en curso y las de la semana siguiente.

En seguida debes asignar pioridades a tus tareas, primeramente haciéndolo creando una lista de tareas presentes y en ella escribe todas las responsabilidades urgentes y trabajos pendientes.

Lo próximo es que analices esta lista separando las tareas en dos secciones: “Crítico Presente y “oportunidad presente“.

En la primera sección “crítico presente” coloca solo las tareas que debes hacer hoy. Sin sobrecargar esta lista. Y en la otra sección coloca las actividades que debes completar en la semana o máximo la semana próxima. A todas estas tareas debes asignarles una fecha de terminación, limitándola a unos veinte asuntos, sin más.

Todos los días revisa la lista de la sección “crítico presente”, y si es el caso haz modificaciones de ser necesario.

Fija un valor de prioridad de 1 a 9 a tus tareas y complétalas en orden.

Toma una hoja aparte y crea en ella una lista nueva con tareas que tengan prioridad baja, que podrás llamar “En La Mira”. Deespues revisa diariamente esta lista, verificando  si es necesario mover una de estas tareas a las otras secciones.

Aprovechando este sistema tendrás siempre en marcha las tareas inmediatas , y lo que supere la semana que sigue se te hará menos estresante porque no hace parte de la ejecución de las tareas más urgentes.

Este método tambien lo puedes utilizar para la organización de tu correeo electrónico. Para esto fija un horario en el cual revisas y lees los mensajes clasificándolos convenientemente.

Examina cada email si requiere alguna acción inmediata, agregándolo a la lista de tareas ordenadas en la ubicación correspondiente.

Si en realidad deseas dominar tu trabajo y tu vida, disfrutando cada minuto que estás en actividad, debes definir las metas y cumplirlas. Una manera de iniciar con esta técnica es establecr las “Metas Presentes” que te apoyarán para controlar diariamente tu trabajo.

A continuación divide estas “Metas Presentes” en “Metas Visualizadas” y ” Metas Objetivo”.

Las “Metas Visualizadas” se desarrollan elaborando una imagen ideal en el ojo de tu mente, conforme a los mejores objetivos que podrías alcanzar. Y es esta visión la que estimulará a actuar. Muy importante escribe esas metas visualizadas detallando por qué deseas alcanzar en el mundo visible los hechos mentales que has desarrollado. Lee diariamente esta estas en voz alta.

Las “Metas Objetivo” son objetivos detallados que pueden llevarse a la acción.

Busca metas ambiciosas pero que sean realistas y que puedas ponerlas en acción con una serie de tareas convenientes y organizadas.

Estas dos clases de metas componen tus “Metas Presentes” y son las metas alcanzables de acuerdo con tu plan de acción.

Con el objeto de programar tu mente para llevar a cabo tu misión, visualiza diariamente durante unos minutos el momento esperado cuando hayas cumplido tus metas. Es decir como si ya las hubieses alcanzado. Durante este proceso se activarán tus pensamientos  subconscientes que guiarán tus acciones hacia el logro de esos objetivos.

Aplicando esta técnicas tendrás los primeros resultados aproximadamente en un periodo de 20 a 30 días.

Entonces ¿qué esperas para comenzar?

Cualquier información o explicación adicional la puedes hacer dejándome tu comentario al final.

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Cómo Decir No Y Cuando Decirlo

Está demostrado que para la mayoría de las peronas resulta difícil negarse a algo, especialmente en lo que tiene que ver con el trabajo y el hogar. No obstante caundo alguien dice sí a toda propuesta eso puede convertirse en una patología y generar una carga de estrés adicional.

En este artículo te mostraré como entrenar la voluntad de modo que tengas herramientas que te permitan difrenciar cuando decir “sí” y cuando decir “no”.

Y esto te permitirá tener un equilibrio provechoso para tu vida. Por consiguiente si te agotas porque trabajas bastante y con todo y eso dices demasiadas veces la palabra “sí”, hallarás con esta información la manera de corregir la situación.

Lo primero que debemos afirmar sobre este tema es que antes de aceptar o decir “sí” al pedido de cualquier persona hay que tener en mente claramente que nuestro tiempo diario consta de sólo 24 horas.

Decir que “no”en algunas situaciones produce una sensasión de temor o de riesgo, pero es necesario decir que “no” cuando se debe hacer.

Es casi imposible hacer todo y hacerlo sin cometer errores por eso aceptar excesivas  responsabilidades causará daños en tu trabajo, relaciones y salud.

La sobrecarga de trabajo y de responsabilidades tendrán un efecto dramático en la calidad de tu trabajo, relaciones y salud. Entonces no hay que temer decirle a alguien “no” con seguridad y esto con mayor razón cuando la elección afecta tu bienestar personal.

Cuando se dice “no” no se debe dejar lugar a dudas. Esto con el fin de que la persona que nos hace la propuesta entienda de manera clara que no tenemos la disposición de aceptar y de ser convencidos.

Jana Kemp autora notable que escribe sobre este tema hace una propuesta con un enfoque denominado “POWER” el cual analiza cualquier situación posible y tener elementos certeros para tomar de manera rápida la decisión de decir “sí” o “no”.

A continuación te muestro según estos criterios para decidir sobre cualquier invitación, pedido, invitación o pregunta.

a. Un proposito

¿cuál es la finalidad el pedido y cómo se relaciona con tu propósito personal?. Si esta relación no concuerda sin dudarlo, dí no!

b. Las opciones y los recursos

¿Cómo harás para cumplir con el pedido? ¿cuáles son los recursos con los que cuentas para realizarlo?. Si las condiciones no son las adecuadas para cumplir con el pedido y tratar de hacerlo producirá en tí los efectos de un estrés innecesario, dí que no!

c. El cuando

Define un plazo de tiempo específico para cumplir con ese pedido. Sino se puede hacer dentro de ese plazo y no se puede hacerlo bien o por lo menos de un modo aceptable, dí que no!

d. Los vínculos emocionales

Hay que confiar en los instintos propios. Si la propuesta te incomoda y esto lo manifiestan tus señales internas, dí no!

e. Los derechos y las responsabilidades

Cuáles son las repercuciones y consecuencias de decir que no y determina que puede suceder y que se espera de tí.

En el momento en el que aplicas este enfoque y te decidiste a decir que no, hay que decirlo con seguridad y amabilidad a la vez. Debes estar convencido, tener seguridad e ir al grano, Dí que no de una buena vez ya que esto te permite no afectar la relación que tengas con la persona que te propone ese pedido en particular porque ella agradecerá tu sinceridad y tendrá tiempo para buscar otras opciones diferentes a la tuya.

Sin embargo, en ciertos casos puedes tomar un enfoque de querer saber más para protegerte.

De modo que ya tienes la información necesaria para decir que no cuando sientas y la razón señale que esa es la decisión correcta basado(a) en estos sabios criterios. Y lo harás sin sentirte culpable o con miedos porque tu salud, equilibrio emocional y éxito dependen de eso.

Decir que no cuando se debe decir es una de las mejores formas de dominar tu tiempo y reservarlo para tareas principales.

Si te gustó este artículo no olvides dejar tu comentario al final para compartir tu opinión con los lectores.

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Las Claves Para Vencer La Postergación

¿En cuantas ocasiones te has escuchado decir “mañana lo haré”, en especial cuando debes hacer una actividad que no te agrada mucho? entonces ¿al día siguiente cumples con esa aseveración o vuelves a repetir la misma frase, retrasando esa tarea hasta que la situación es desesperada y te encuentras en el límite del tiempo establecido?

Para algunas personas postergar las tareas pendientes es una situación de desaliento o pereza. No obstante según Lenora Yuen y Jane Burka autoras respetadas sobre el tema relacionan este problema con el miedo, la baja autoestima, el perfeccionismo, el pensamiento paranoico que augura catástrofes e inclusive una mala educación.

La persona que posterga trata de justificarse por sus retrasos y falta de éxito argumentando internamente que no hay el tiempo necesario para cumplir con esas tareas.

En caso de que te veas como una de esas personas, permíteme decirte que el cambio que debes hacer es inminente porque esto constituye un serio obstáculo para tener éxito en cualquier proyecto. Por otra parte y debido a esto estás arriesgando seriamente tus relaciones personales.

Si te ves como una de esas personas, debes saber que el cambio que debes hacer es inminente porque esto constituye un obstáculo muy serio que no te permitirá tener éxito en ningún proyecto. Y con esto arriesgas de paso tus relaciones personales.

En el presente artículo tendrás las herramientas necesarias para vencer la postergación y no pensar que siempre hay un mañana para hacer lo que hoy puedes realizar.

Pero antes de proporcionarte estas armas esenciales, debes saber que el cambio en sí mismo involucra un proceso, es decir una serie de acontecimientos que te dirigen hacia una meta específica. Por consiguiente necesitas ser consistente y persistente aplicando estas técnicas para lograr el beneficio esperado.

1. Elige objetivos que sean realistas:

Proponte metas alcanzables para comenzar. Si colocas como punto de partida una meta fuera de tu alcance el resultado será la baja confianza y el temor a comenzar.

Sin embargo si logras una meta pequeña inmediatamente pasa a una mayor.

2. Ten dominio de las emociones negativas:

Si una tarea resulta compleja y no te agrada, produce en tí sentimientos negativos, lo cual genera a su vez temor a realizarla. Sin embargo esto no hace que la tarea se complete o se haga.

3. Establece intervalos de trabajo cortos:

En caso de que un proyecto se extienda demasiado, te hace sentir que la retribución está tan lejos que ni siquiera ensayas iniciar el camino hacia ella.

Ahora si estableces intervalos cortos de trabajo y te premias cada vez que culminas una pequeña etapa, arrivarás a la meta sin casi haberte dado cuenta.

4. Comienza a dominar mente y cuerpo:

Si puedes controlar la mente para evitar la dispersión y te mantienes tranquilo  frente a las exigencias del medio, aumentan las probabilidades para que resuelvas las situaciones favorablemente.Cuando el ser humano se encuentra en un estado de tensión difícilmente logra concentrarse debidamente para continuar y finalmente gana el temor.

5. Establece objetivos definidos y precisos:

La idea no es que te concentres en tratar de no postergar las cosas.

Existe un medio más corto y efectivo y es que de manera directa te impongas metas con una fecha de cumplimiento inamovible, como por ejemplo: ” Escribir la carta para la venta del proyecto el miércoles 5 de Febrero”.

6. Dedícate a trabajar en una sola meta por vez:

Cómo se trata de establecer nuevos hábitos de vida, no es posible cambiar el comportamiento de una sola vez. Hay que trabajar en una meta y luego en otra hasta obtenerla. Esto creará confianza para avanzar a la siguiente.

No obstante ten presente, que estas metas deben ser realistas y no demasiado ambiciosas.

7. Establece un compromiso público:

El comprometerse con la familia, los amigos o colegas producirá en tí la responsabilidad te tomar un reto y no fallar. Esto hará que cumplas con las promesas y dejes de postergar.

Las decisiones que una persona toma en la vida solo tienen un responsable. Y es cada uno. Sólo tú eliges actuar o postergar. Hablando como se dice coloquialmente “sin pelos en la lengua” postergar las cosas te puede traer consecuencias fatales para tu negocio y tu vida en general. De modo que hay que derrotar ese hábito de fracaso a como dé lugar.

Entonces comienza hoy mismo a aplicar las claves que ahora conoces y crea en tí una persona de acción, un ganador. Actúa sin buscar la perfección aprendiendo de los esfuerzos, pequeñas victorias y fracasos. No te detengas ante nada.Especialmente ante el miedo que lo único que hace es paralizarte y no dejarte cambiar.

Acuérdate que si no cambias, estarás siempre en el mismo lugar porque la inacción produce más inacción. Asume los riesgos. En realidad merece la pena intentarlo.

No olvides dejarme tu comentario al final. Lo leeré con mucho gusto.

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La Administración Productiva Del Tiempo

De las reglas más importantes para incrementar tu productividad hay una en especial que dice: “Para cada actividad hay un tiempo que se debe establecer, pero con la condición de ceñirse y respetar ese tiempo con todo el compromiso posible”.

En caso contrario al no cumplir con esto entonces se aplicará la ley de Parkinson que dice:

“Un trabajo se tarda tanto en terminar como el tiempo que se tenga destinado para ello”.

No obstante debes ser creativo(a) y flexible porque no se puede determinar como evoluciona el día: si habrán imprevistos, exceso de llamadas, demoras o dilaciones o si habrán problemas informáticos, entre otras variables.

Por lo tanto debes apartar momentos del día para descansar y para pensar.Y esto es algo que normalmente las personas no hacen porque están inmersas en una inercia mental atendiendo los retos y problemas que se presentan a diario.

Adquirir el hábito de pensar es fundamental para hacer una evaluación crítica y objetiva de las actividades realizadas, planificar las tareas siguientes y crear e innovar para ser más eficaces y eficientes.

A continuación en este artículo te daré unas claves para que las pongas en práctica lo antes posible. Y con ello lograrás:

  • Controlar y administrar tu tiempo.
  • Determinar las causas por las cuales pierdes el tiempo y cómo evitarlas.

El uso adecuado del tiempo es una habilidad que tienen muy en cuenta y en muy alto aprecio las empresas en la gestión de sus trabajadores, ya que este factor influye decisivamente en la productividad y competitividad de la organización.

Un trabajador o un profesional que tenga la capacidad de ejecutar varias tareas en poco tiempo representa una alta rentabilidad. Sin embargo alcanzar este nivel de desempeño no siempre es sencillo.

Lo primero que debes hacer para lograrlo es reflexionar cuál es tu misión en la organización y cuáles son los objetivos que te acercan a ese fin.

Acto seguido, determina las tareas concretas que se deben llevar a cabo para el logro de esos objetivos y decide entre ellas las que te corresponde realizar de manera directa y las que puedes delegar o traspasar a otros departamentos porque no son de tu competencia, aunque te las hayan asignado por alguna razón en particular.

“Devolver ” tareas es uno de los puntos más sensibles, pero igualmente de los más importantes si quieres centrarte en tu actividad.

Ya una vez establecidos tus objetivos principales analiza que tiempo requieres para ejecutar cada una de las tareas necesarias para el logro de esos objetivos.

Finalmente haz una suma de los tiempos en minutos y horas que demora cada tarea. Y si esta suma es mayor al número de minutos y horas de tu jornada diaria, examina de que manera puedes reducir el tiempo que has designado a cada tarea por medio de un sistema más eficiente para desarrollar tu trabajo.

Habrá ocasiones en las que esta pérdida de tiempo será causada por métodos obsoletos que haz seguido utilizando, pues en tu mente subconsciente haz condicionado un patrón de respuesta rígido.

Ten presente que en la mayoría de casos existe la posibilidad de realizar una misma tarea de diferente forma o método logrando buenos resultados, o por lo menos un resultado admisible.

Ahora bien en caso de que el volumen de trabajo supere tu capacidad y no es posible cumplir con todas tus tareas asignadas ni con la mejor planificación, conviene que plantees el caso a tus superiores buscando una solución común para el desarrollo de tu trabajo y el logro de las metas de la empresa.

En resumen la clave para optimizar tu tiempo de trabajo es tener hábitos saludables para la gestión del tiempo y son ellos:

  • Dedica los primeros y últimos cinco minutos de tu jornada para planificar el día y programar el siguiente.
  • Planifica siempre antes de actuar y centrándote en lo importante.
  • Conoce tus ritmos biológicos y aprovecha aquellos periodos de máximo rendimiento para ejecutar las tareas más importantes y complejas o difíciles.
  • Reúne aquellos asuntos y acciones que se relacionan entre sí.
  • A cada tarea asígnale un tiempo de ejecución y mide si lo cumples, si falta o sobra tiempo. Esto porque si asignas más tiempo del planificado para una tarea caerás en la ineficiencia y en caso de asignar muy poco el caso será de ineficacia.
  • Separa siempre en tu día un espacio de tiempo para pensar y reflexionar. Esta es tu hora calmada o tranquila.
  • Haz siempre planificaciones por escrito y de ser posible utiliza una agenda informática integrada.
  • Revisa la planificación que está por cumplirse.

No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy: empieza a aplicar hoy mismo estas estrategias de éxito y déjame tu comentario al final comentándome tu experiencia.

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Las Claves Para Administrar El Tiempo

El concepto de administración del tiempo se conceptualiza como un modo de ser y de vivir. Hoy en día dados todos los avances tecnológicos y la revolución de la información se debe considerar al tiempo como uno de los recursos fundamentales y críticos para cualquier ejecutivo u hombre de negocios.

Hablando de esto uno de los asuntos que debemos recordar es el de la productividad.

Con seguridad hay quien se sienta identificado con la frase siguiente: “Estoy haciendo tal o cual actividad en el día pero el tiempo se me va volando”. Y esto puede suceder pero no necesariamente porque se esté trabajando en algo verdaderamente productivo y concreto.

Mejor dicho estamos “trabajando” pero sin alcanzar los objetivos y metas deseados.

A continuación te daré en este artículo claves para administrar de manera eficiente tu tiempo y si comprendes y aplicas estas directrices sobre la productividad lograrás:

  • Delegar de manera clara y precisa hasta lograr que se comprenda lo asignado.
  • Establecer los objetivos de las decisiones que elijas.
  • Establecer las maneras o formas de actuar que te faciliten lograr los objetivos en un tiempo mucho menor.

Por otra parte las distracciones en tu trabajo son elementos disuasivos que afectan en gran medida tu concentración y rendimiento, lo cual te convierte en una persona menos productiva. En consecuencia esto hace que te toque permanecer más tiempo en tu trabajo frente al computador o haciendo otra labor necesaria para no atrasarte en las tareas diarias.

Evaluemos entonces las causas más comunes que hacen que esto ocurra:

La falta de estimulación ante tareas sencillas:

Si los temas que presenta el momento laboral no son lo suficientemente complejos y de interés personal, lo más seguro es que pierdas la motivación y por ende tu atención disminuye de forma rápida. Por tanto concéntrate en actividades que mantengan tu cerebro energizado, sin embargo sin sobreexijirte.

Los problemas individuales, familiares o sociales:

Estos problemas causan preocupación y generan en ti una disminución o ausencia de interés y concentración. Y adicionalmente te mantienen absorto en ese tema concreto que te desgasta psicológicamente.

Por lo tanto antes de comenzar a trabajar y si sientes que el problema te abruma trata de resolverlo o trata de ponerlos al margen y encontrar la motivación necesaria  en tu trabajo dedicando en él entonces toda tu energía.

La fatiga física:

Que normalmente se presenta por una mala alimentación, deficiencia vitamínica o enfermedad.

Ten presente que si tu cuerpo no tiene la energía necesaria para funcionar correctamente esto hará que te sientas cansado y apático y tu rendimiento será muy pobre.

Para evitar esto consume más frutas y verduras frescas. La fructosa o azúcar de las frutas dará energía a tu cerebro y cuerpo cuando estés fatigado.

Una voluntad débil:

Este inconveniente se presenta generalmente por la permisividad excesiva de los superiores y hace que el trabajador evada continuamente la responsabilidad en el trabajo, se desanime ante cualquier dificultad y siga siempre la política del menor esfuerzo.

Como la mejor motivación parte del compromiso individual y no de las disposiciones de otros entonces que seas tú mismo quien se impone objetivos y metas y oblígate a alcanzarlos. Hazte un obsequio cuando lo hagas. Pero jamás te duermas en el lograr objetivos y metas sólo porque no hay quien te lo exija.

Un ambiente demasiado cómodo:

Esta clase de ambiente no contribuye para nada a tu concentración mental porque dispersa tu interés en asuntos ajenos al estudio. Y si a esto le añadimos distracciones en las redes sociales, servicios de correo electrónico y chat, todo esto se convertirá en uno de los principales enemigos de tu tiempo.

Si es importante tener un ambiente adecuado y algo relajado para trabajar. Pero no un ambiente que te distraiga del trabajo sino uno que te predisponga a ejecutarlo.

Para lograr esto si fuera necesario desconecta el cable de conexión a internet y vuelve a conectarlo únicamente cuando finalices las tareas que no necesiten acceso a la red.

La falta de práctica y desconocimiento de las técnicas para administrar el tiempo:

Francamente en lo que tiene que ver con el manejo del tiempo no basta con tener la voluntad de hacer más cosas en menos tiempo. La organización requiere método y aprender a planificar de manera correcta estableciendo un plan de acción que sea eficiente va de la mano con las motivaciones propias que te impulsen a seguir hacia adelante y lograr los compromisos.

El cansancio intelectual:

La dedicación y el esfuerzo excesivos en repetidas ocasiones producen el efecto contrario: en lugar de convertirte en un ser más productivo por estar trabajando más tiempo en horas ,lo eres cada vez menos porque te agotas y tu tiempo no rinde.

Si no se descansa lo suficiente manteniendo un balance entre el trabajo y la exigencia se producen trastornos como la fatiga, tensión y estrés que sabotearán las metas y objetivos establecidos.

El exceso de trabajo:

La acumulación de gran cantidad de trabajo para realizar no solo en lo que se refiere a cantidad sino también a dificultad produce un sentimiento de impotencia. Y al no tener una salida ventajosa para lograrlo, lo más fácil es optar por abandonar lo cual genera frustración.

Desconocer los pasos finales y los objetivos a lograr:

¿Haz conocido alguna vez a un navegante que haya salido a la mar sin tener un rumbo claro y definido?

El que no sabe para dónde va, muy difícilmente puede concretar y acabar alguna tarea.

La mala distribución del tiempo:

Ciertos temas requieren mayor esfuerzo y tiempo y se deben realizar cuando nuestro nivel de concentración y atención se encuentren en su punto máximo.

Hay que recordar que si tu tiempo no se distribuye de modo racional y adecuado, se provocarán de manera automática distracciones. Entonces determina de todos estos problemas cuáles te afectan más y dedícate a corregirlos uno por uno semana tras semana.

Espero tus comentarios al final para saber tu opinión y ayudarte en tus dificultades para dominar el tiempo.

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El Secreto Para Que Tu Actividad Se Triplique

La pérdida de tiempo es uno de los fantasmas que más nos molestan  a la hora de llevar un negocio desde el hogar, en este caso por Internet.

El hecho de no tener horarios ni jefes a quienes rendir cuentas del uso del tiempo laboral puede convertirse en ventaja o desventaja porque se requiere de auto disciplina que es la cualidad indispensable de todo emprendedor. En este caso cuando se tiene una ausencia o falta de compromiso con administrar bien el tiempo, las horas se escapan de las manos como agua cuando lo que debiera ser es una jornada bien atareada y productiva.

¿Te ha ocurrido esto alguna vez?, ¿te interesa conocer la manera de poner el tiempo de tu lado y lograr que todos tus día sean de verdad productivos?. Con la información que voy a compartirte a continuación tendrás la herramienta para empezar a mejorar tu rendimiento de hoy en adelante. Estas instrucciones serán para tí un arma para aprovechar el tiempo al máximo que es recurso principal porque tu ingreso depende básicamente del buen uso del tiempo que hagas. Por tanto el dinero que llega a tu bolsillo está relacionado directamente con el uso que haces día a día de tu tiempo.

1. Maneja de hoy en adelante un registro exacto de lo que haces con tu tiempo:

Esta es la mejor forma de comenzar a dominar el tiempo porque se ve claramente el modo en que lo administramos y cuáles son las tareas a las cuales les estamos dedicando la mayor parte del tiempo.

Para registrar tus actividades necesitas tener a mano un lápiz y un cuaderno y comienzas a anotar la hora de inicio y terminación de todas las tareas que te propones realizar durante el día.

Este es un ejemplo:

7 am a 8 am: Programa de ejercicios.

8 am a 8.30 am: Baño diario y vestirse.

8.30 am a 9.15 am: Desayuno y leer correos electrónicos.

De esta manera lo debes hacer con todas las tareas del día, cronometrando en tu programación desde que te levantas hasta terminar todas tus actividades del día. Esto incluye también las acciones de rutina como: leer correos electrónicos, navegar por Internet, atender llamadas programadas, comer, estudiar, descanso, etc.

No te preocupes si notas que este registro tiene más de 60 reportes. Hay casos de personas que superan los 100 en un solo día. Y haz esta labor por espacio de una semana.

2. Examina los resultados obtenidos:

Puede que te sorprenda encontrar que de todo el tiempo que estas activo, solo una pequeña parte está dedicada a trabajar efectivamente. Y el tiempo restante se va en otras ocupaciones que en la mayoría de los casos afectan tu productividad.

Entonces lo primero que necesitas hacer es conocer en qué actividades se pierde el tiempo y tomar consciencia de ello. Y eso lo encontrarás rápidamente observando y analizando estos registros  del uso detallado de tu tiempo a intervalos diarios. Ahí se mostrarán los “huecos” por donde se te escapan los resultados productivos en el día a día.

3.Calcula la tasa de tu productividad personal:

El gurú de la productividad Steve Pavlina enseña como calcular de manera sencilla tu propia eficiencia. Por ejemplo si crees trabajar 50 horas por semana cuando en realidad tus anotaciones diarias demuestran que solo 20 horas han sido dedicadas a la productividad de tu negocio, es claro que tu rendimiento no tiene el valor esperado.

Al llevar entonces el control de la tasa de eficiencia, se puede analizar verdaderamente el progreso y ver los cambios que favorecen y los que no arrojan buenos resultados.

Esta es la fórmula:

Tasa de eficiencia= Tiempo de trabajo real/Tiempo total dedicado al trabajo

Lo que muestra por ejemplo que si te encuentras en la oficina 40 horas por semana y en realidad trabajas 20 tu tasa de eficiencia es 0,5. Ahora bien mientras este valor ascienda y se acerque a uno mejor productividad tendrás.

4. Entra en acción para aumentar la tasa personal:
Para lograr esto hay que aplicar autodisciplina y motivación. Hay que tener en cuenta lo siguiente: no solo por aumentar el tiempo de trabajo real la eficiencia aumenta, también lo hace si disminuyes el tiempo completo que te encuentras en la oficina trabajando supuestamente. Esto implica suprimir distracciones como messenger, facebook, llamadas personales, etc. actividades que no te llevan a lograr cuotas de productividad en el horario laboral.

Hay que tener independencia de razones para emplear el tiempo. Es decir lo que prima en la oficina o en un ambiente de trabajo son las tareas productivas. Así también cuando estés en horas de descanso o de integración familiar lo que debe primar es esa motivación fundamental.

¿Que ocurriría por ejemplo si tomas la decisión de pasar menos tiempo dedicado al trabajo pero más bien esa disminución la aumentas en tiempo de trabajo real? .Pruébalo. Digamos que en lugar de trabajar ocho horas en total trabajes cinco pero efectivas y lo que reste de tiempo lo dedicas a otras actividades. Ahora bien si trabajas efectivamente 35 horas a la semana y pasas en la oficina 40 horas, tu tasa de productividad es de 0,87. Nada mal para empezar y te quedarán 5 horas más para emplear en tu vida personal. ¿vale la pena no?

Lo que sigue entonces es aumentar las horas que pasas en la oficina manteniendo la tasa de eficiencia en un valor que se acerque cada vez más a uno. De modo que ¿por qué no comienzas hoy mismo a anotar tu registro del tiempo diario? ¡te garantizo que en sólo una semana habrá un cambio en la utilización de tu tiempo increíble!

No dejes de contarme sobre los resultados obtenidos y coméntame tu opinión al final de este artículo.

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La Planificación De Tus Objetivos Basada En Un Enfoque Gratificante

Uno de las bases fundamentales para dominar el tiempo es la planificación de tus objetivos y más en esta época donde acaba de terminar un año y comienza otro.

Habitualmente es en este tiempo es donde se hace un balance de lo ocurrido el año anterior y nos proyectamos definiendo objetivos y metas para el año que comienza. No obstante establecer un plan de acción para lograr esos objetivos propuestos no resulta fácil para muchas personas.

Estas recomendaciones que compartiré contigo a continuación ayudarán a allanar y trazar el camino mejor hacia tus objetivos y metas con el objeto de administrar con mayor eficiencia tu tiempo y recursos.

Recuerda tu naturaleza humana y capacidades:

Una de las más grandes equivocaciones que nos ocurren cuando establecemos objetivos y metas es no ser realistas.

Existe una gran diferencia entre las estimaciones corrientes que fallan al colocar fechas de finalización de unos pocos días en las metas por falta de cálculo. Pero algo muy diferente sucede cuando animados por una proyección muy optimista pero poco realista la demora se extiende y llega a más de una semana.

Es de los seres humanos tener olvidos, distraerse, postergar y sentirse cansados o agobiados. En tu caso puede ocurrir algo similar y es probable que llegues a un punto del camino donde te sientas estancado. Y es allí donde se ve claramente la diferencia entre un plan y su implementación correcta.

Comienza a generar las condiciones óptimas para la implementación de tus planes:

Un error común que cometen los emprendedores es no tener en cuenta sus pasiones y gustos a la hora de planificar sus tareas. Por el afán de establecer una planificación adecuada y eficiente dejan de lado otras vías que les resultarían mucho más gratificantes, interesantes y entretenidas. Esto quiere decir que en ciertos casos lo que cuenta no es transitar por el camino más corto sino por el más interesante y entretenido. Porque dado el caso que escojas un camino determinado y ocurra un estancamiento debido al desgano o al aburrimiento la meta o el objetivo se atrasan irremediablemente. En cambio esto no sucede de la misma forma si disfrutas el camino porque la motivación es permanente.

Encuentra un equilibrio entre tu camino adecuado y tus intereses y pasiones:

Con el objeto de hacer más entretenido el desarrollo de un proyecto debes primeramente escoger un proyecto que sea de tu interés verdadero, que provoque en tí pasión y que sea fuente de una gran motivación.

No tengas en cuenta tanto el resultado final sino lo agradable de hacer las cosas que te lleven a la meta. Por otra parte si se repiten tareas que consumen mucho tiempo hay que dividirlas o fraccionarlas en periodos de tiempo más pequeños.

Si está a tu alcance por ejemplo trabaja en otros lugares de la casa como puede ser el jardín.

Ten presente que trabajar en un entorno adecuado incrementa ciertamente tu productividad.

Ahora bien la vida social es importante para todos, de modo que tu planificación debe tener en cuenta la interacción con las demás personas que llegado el momento pueden integrarse al proyecto y aportar. Esto puede estar representado en el intercambio de opiniones con los amigos o en el aporte de la experiencia que haga un ser querido. Estas participaciones pueden resultar muy útiles y pueden ayudar a resolver parte de las tareas que logren y beneficien el proyecto.

Elude sobrecargarte de tareas:

Esta es una gran enemiga de la motivación. Sentir un gran peso a cuestas te hará sentir frustrado y perderás el tiempo lamentándote y pensando cómo puedes cumplirlo todo. Otra cosa puede ocurrir al planificar un número adecuado de tareas. Y si las cumples y te premias por ello, notarás que el trabajo se hará más llevadero y como consecuencia tu productividad aumentará.

Esta manera de emprender una planificación puede ser algo extraña, ya que el 95% de las personas piensa que entre más corto sea el camino, mejor llegan a la meta propuesta.

Mi propuesta es que comiences a disfrutar de las actividades que haces, inclusive de aquellas que no te llaman tanto la atención o que no te agraden lo suficiente, descubriendo en ellas una motivación que te permita lograr tus metas y objetivos sin necesidad de demoras e interrupciones.

Echa un vistazo a tu situación actual. ¿Disfrutas lo que haces? Empieza y reemplaza las tareas molestas por aquellas que te permitan sentirte óptimo y encuentra el equilibrio necesario para que tus días sean de verdad agradables y gratificantes.

Plantea nuevamente tus objetivos y examina la manera que elegiste para que se concreten. Modifícalos de ser necesario. Eso lo puedes hacer en todo tiempo para encontrar la mejor forma de arribar hacia tus metas.

No olvides dejarme tu comentario al final. Recibirás mi respuesta personal.

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Manual Para Aumentar La Productividad

Corría el año de 1985 y un hombre llamado Steve Case deja su puesto como ejecutivo de Pizza Hut para entrar en el desafío de internet.

No tenía dinero pero si visión, ilusión y una gran tenacidad lo que le permitieron poner en marcha a America On Line.

Para 1995 el multimillonario empresario Bill Gates le hizo una cuantiosa oferta por su empresa pero él se negó a aceptarla. Hoy por hoy AOL compró a Netscape, se alió con Sun Microsystems y se fusionó con Time Warmer y es una de las mayores companías a nivel mundial con un valor de miles de millones y con una planta de ochenta mil empleados.

Si utlilizas y pones en práctica los siguientes e importantes consejos podrás:

  • Realizar las tareas que tengas pendientes.
  • Gozar las bondades por alcanzar tus objetivos de una buena vez.
  • Sentir retribución psicológica, lo cual te permitirá incrementar cada vez más tus triunfos.

Para mejorar tu productividad y aumentar constantemente tus triunfos, te invito para que te registres completamente gratis en la página al fianl del artículo.

1. Mantén limpio y organizado tu lugar de trabajo:

Colocar las cosas en su sitio y encontrar un sitio para cada una de ellas. Es muy sencillo. En las primeras horas de la mañana todo debe estar listo par funcionar correctamente. En cualquier puesto de trabajo organizado y ordenado se sabe que la eficacia y la eficiencia vienen por añadidura.

Imaginemos cuando se trabaja frente al público, a ninguna persona le gusta entrar a un almacén y ver todo desarreglado o sucio porque da una muy mala imagen del lugar y de las personas que ahí atienden. Por tanto todo se debe tener presentado de la mejor manera posible para tener un clima mental que nos permita trabajar con mayor agilidad, ahorrar tiempo y provocar en nuestros clientes el deseo de comprar y de volverlo a realizar.

2. Cuidar la presentación personal:

Y con mayor esmero si se trabaja frente al público. Por un momento piensa que los clientes te ven a tí como la imagen viva de la empresa y esperan de tí que correspondas como se debe a esa responsabilidad.

Además nuestra presentación no se puede descuidar tampoco frente a los compañeros de trabajo.

3. Realiza cada cosa en su orden:

Es decir hacer lo que venga primero. A menudo comenzamos a trabajar con lo que nos agrada más o lo que mayor placer nos produce dejando lo más difícil para el final.

Es bueno hacer lo complicado en horas de la mañana porque nos encontramos mentalmente cargados y frescos para resolver dificultades.En cambio en las horas de la tarde el rendimiento obtenido no tiene la misma eficacia.

4. Llevar en tu agenda una apropiada planificación diaria:

En ella apunta todos los temas que tengas para resolver y esas anotaciones se hacen en el transcurso del día. Una buena recomendación es crear una lista de tareas para hacer e ir eliminando una por una a medida que se realiza. Tambien se puede colocar un orden de importancia según las tareas que se vayan a desarrollar.

5. Cumplir la palabra que se da al cliente:

Siempre se debe dar al cliente lo que verdaderamente se ofrece. Si ocurre algún problema y no es posible satisfacerle al cliente el ofrecimiento debemos darle antes una explicación aunque no nos la haya pedido.

6. Organizar al lado del teléfono todos los soportes que hagan falta:
Cualquier cliente se molesta si el vendedor interrumpe continuamente la información porque tiene que ir a buscar la información que le preguntan o está presentando.

Esto denota muy poco profesionalismo y experiencia y es seguro que eso afecte la relación comercial a corto, mediano y largo plazo.

Por tanto hay que tener a la mano: lista de precios, catálogos, fichas técnicas, albaranes, etc. y lo mejor, hoy en día tener todo si es posible el el computador disponible en el momento de hablar con el cliente y hojas a mano para anotar.

7. Escuchar al cliente para poderle vender nuestros productos:

Si escuchamos lo que el cliente nos dice vamos a descubrir sus necesidades de compra y así podremos asesorarle sobre los productos que verdaderamente necesita y está buscando.

Los mejores vendedores escuchan y hacen preguntas siempre mucho más de lo que hablan.

Si el cliente queda satisfecho es muy probable que vuelva a repetir la compra y la próxima vez que tenga una necesidad recurrirá a nosotros, lo cual nos permitirá afianzar la relación comercial.

8. Tener buena información acerca de nuestros productos:

En la medida en que conozcamos mejor nuestros productos, podremos brindar mejor información a los clientes y resultará mucho más fácil venderlos. Esto transmite confianza y credibilidad al cliente.

9. Toma apuntes siempre que hables con un cliente, proveedor o estés haciendo alguna consulta:

Nada de que “todo se lo dejamos a la memoria” o que “yo ya me lo se todo”. Ningún ser humano es infalible y generalmente los olvidos más frecuentes ocurren en los momentos más decisivos. No se puede echar a perder lo que puede ser un buen negocio o una buena oportunidad por no estar preparado.

Anotar nos permite evitar los olvidos y las confusiones.

Cuando hayas tomado todos los datos necesarios pregunta o escribe el nombre de tu interlocutor en la hoja de las notas.

Es muy recomendable desde ahora hacer el hábito saludable de tomar notas a los temas que estamos tratando.

10. Hacer fichas de control de los clientes o personas que soliciten información:

Este es un excelente sistema de consulta. Y se puede utilizar como base de datos segementándolas según edad, sexo, dirección., etc. y siempre se pueden consultar cuando se necesiten.

Es bueno anotar además la última fecha de contacto y el motivo de esa consulta.

No olvides dejar tu comentario al final y visita ya nuestro sitio web:

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Las Herramientas Útiles Que Organizan Tu Tiempo

Administrar y gestionar el tiempo se ha convertido en un tema que preocupa a las personas desde hace ya varios años. Esto ha permitido la creación de una serie de herramientas que permiten organizar y dominar tu tiempo de modos más efectivos.

En el presente artículo mencionaremos varias de ellas pero no hablaremos de aplicaciones informáticas. Mencionaré herramientas o técnicas que básicamente se pueden utilizar a partir de elementos simples como un lápiz y papel.

Calendario anual:

Es el elemento básico que agenda y programa tus tareas y actividades.

En mi experiencia considero mas apropiado un calendario que tenga hoja por mes lo cual funciona perfectamente dado que cuenta con cada día para anotar fechas específicas.

Por otro lado si cuentas con muchas actividades por día lo mejor es utilizar aquellos calendarios que tengan una hoja por día y espacios para hacer anotaciones o comentarios respecto a los diferentes eventos y compromisos.

Una lista de valores con tu misión:

Esta información es fundamental para arrancar  cualquier negocio,mantenerlo y mantenerse motivado. Sin ello será muy difícil sobreponerse a las situaciones y retos que se presenten en el camino y el resultado será la desorientación y el fracaso. Si piensas en comenzar tu negocio o si quieres desempeñarte mejor en tu trabajo actual es vital que tomes hoy una hoja de papel y la escribas. la lista de valores y la misión deben ser el parámetro y la guía para evaluar todas tus acciones, en el trabajo, los negocios y la vida en general. Tener esto bien escrito y visible te permitirá estar ubicado y tomar decisiones acertadas porque sabes hacia donde te diriges sin perder el rumbo.

Lista de objetivos:

En ella debes anotar todos tus objetivos a largo plazo por orden de importancia y clasificados por categorías. Estamos hablando de aquellos objetivos con periódo superior a 90 días. Esta lista debes consultarla por lo menos una vez por semana para diseñar tu plan de acción y modificarlo si fuera necesario.

Es probable además que vayas agregando nuevos objetivos lo cual implica un gran avance que testimonia en tí el progreso y la superación personal.

Lista de proyectos:

En ella debes anotar todos tus proyectos que representen el plan de acción para llegar  de la lista anterior a los objetivos que se mencionaron en la lista anterior.

Para elaborala básate en tus objetivos y disgrégala en proyectos individuales que se puedan planificar, medir, seguir y alcanzar. Como ejemplo, digamos que tu objetivo es alcanzar X suma de dinero. Por tanto el proyecto debe definir los pasos a seguir para lograr ese objetivo.

Lista de objetivos y plan de acción por 30 días:

En ella debes colocar tus objetivos más cercanos y los planes para alcanzarlos en 30 días como periódo máximo de tiempo.

Adcionalmente estos 30 días deben hacer parte de un plan de acción orientado a lograr objetivos mayores.

Revisa esta lista y el plan todos los días para hacer seguimiento, cotejar el avance y hacer las correcciones necesarias ante cualquier imprevisto.

Lista de tareas y calendario diario:

Para cada uno de tus objetivos a 30 días debes desmenuzar el plan de acción en los pasos necesarios para realizar semana a semana y día por día. Esta planificación se debe hacer con 15 días de anticipación, no es necesario más. Quiere decir programar tu agenda para los próximos 15 días. Los pasos a seguir se derivan de fraccionar tu plan de 30 días en tareas más simples y cortas como escalones que te llevarán a completar el proyecto de la forma más eficiente.

Cada día al finalizar revisa esta lista para ver las tareas que debes realizar al día siguiente y organiza ese nuevo itinerario haciendo una posible combinación de tareas programadas con posibles tareas que se puedan presentar a último momento pero siempre asegurándote de que se ajuste a tu objetivo.

Estas herramientas en su totalidad no solo te ayudarán a organizar tu tiempo en el día a día, sino tambien a mantener los planes que sirvan como puente hacia tus objetivos guiados en todo momento por tus valores y misión. Con esto no sólo podrás dominar tu tiempo sino que mantendrás la coherencia, el equilibrio y la integridad de tu negocio en armonía con tu ser y ambiciones legítimas.

Si te interesan más detalles con respecto a esta herramientas visita ya nuestro sitio web y no olvides dejar tu comentario.

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Los Tres Pasos Que Aumentan La Productividad

El conocido genio militar Napoleón Bonaparte argumentaba su excepcional habilidad de trabajo a este procedimiento en la acción:

“Una vez acabo con un tema, meto el cajón en su hueco y abro otro, de modo que ninguna de mis tareas se revuelve con otra y esto me libra de confusiones y ansiedades”

Esta simple estrategia mental permite efectivamente dominar tu tiempo. Me refiero a alamacenar como carpetas independientes todas las situaciones que pertenezcan a un tema determinado y no mezclarlas para evitar sobrecargas mentales y emocionales que den al traste con tu productividad.

Al aplicar estos 3 pasos que te voy a mostar podrás:

  • Crear una reacción inmediata y de manera consciente frente a situaciones que se repiten y que producen como resultado un mal uso de tu tiempo.
  • Localizar con exactitud los hábitos y comportamientos que desperdician tu tiempo
  • Construir listas inteligentes para priorizar tu acción.

Uno de los recursos mas valiosos en la vida de todo ser humano es el tiempo y mejor aún tomar consciencia del mismo para aprovecharlo en aquellas actividades que según nuestros talentos y misión particulares producirán mayores y mejores resultados. Sin embargo el tiempo pasa de forma continua y esto hace que no sea posible recuperarlo.

Para administrar efectiva y eficazmente tu tiempo te daré como dije 3 acciones concretas que son: planificar, priorizar y agendar las tareas.

Detallemos cada una de ellas:

1. Planificar las Tareas:

Debes hacer una lista ordenada de tareas agrupadas por actividades similares. Es decir crear familias de tareas con propósitos y misiones diferentes. Esto te permitirá organizarlas del mejor modo para hacerlas varias o todas en un mismo lugar con un mínimo de recursos.

Esta actividad debe hacerse para las tareas a corto plazo (horas y días), mediano plazo (meses) y largo plazo (años).

La idea con este procedimiento es priorizar las actividades que van desde lo importante a lo urgente. Así podrás administar tu tiempo para realizar primero las primordiales y luego las secundarias.

Realizar listas de tareas es fundamental cuando vas a hacer una gran cantidad de ellas.

Si observas que normalmente se te escapan una o varias y que debido a esto fallas en el logro de una meta u objetivo es tiempo de que empieces a hacer una lista de tareas para incrementar tu productividad.

Al parecer las listas se ven como algo muy sencillo en su elaboración pero en cambio de esta impresión superficial la experiencia muestra que son extremadamente útiles y poderosas para ejecutar una o varias acciones.

La organización y el orden que aportan para tu vida práctica reducen el estrés y dan la convicción y la sensación de estar en control del manejo del tiempo y de las exigencias que puede tener un sobrecargo de trabajo.

2. Priorizar las Tareas:

Consiste en asignar a un grupo de tareas con una finalidad común un orden de importancia para ejecutarlas secuencialente y de forma ordenada. Ello permite el logro sistemático de los objetivos que llevan a una meta.

Se recomienda asignar un valor en números, un color, una letra o marca que te permita observar en que orden se realiza cada actividad y de esta fomra aumentar tu productividad.

A continuación te muestro los siguientes puntos básicos que necesitas tener en cuenta para priorizar tus tareas:

  • Importancia o rentabilidad del proyecto.
  • Objetivos a corto plazo.
  • Complejidad o dependencia de otras tareas.
  • Esfuerzo requerido para realizarla.
  • Complejidad
  • Importancia
  • Fechas Límite

3. Agendar las Tareas:

Al priorizar las tareas y agendarlas para su ejecución es necesario seguir en lo posible el plan previsto y afrontar los problemas que surgan de acuerdo con su prioridad. De esta forma al finalizar el día tendrás la satisfacción que proporciona el ver como disminuye tu lista de tareas por hacer.

Lo siguiente es fijar el plazo o las fechas para realizar las actividades críticas.

Estas tareas deben realizarse de acuerdo con el plan debido a que un atraso en alguna(s) de ellas puede significar fracasar en un proyecto o perder un cliente.

Para las actividades que no son críticas no es necesario establecer una fecha con rigurosidad pero de todas maneras debes mantener un control sobre su progreso.

Finalmente actualiza tu lista a medida que vas completando cada una de las tareas, esto incluye nuevas actividades y eliminar otras por alguna razón o situación especial. Analiza su prioridad y clasifícalas para saber si son críticas o no y definir así las fechas para realizarlas logrando así un mejor manejo de tu tiempo.

Para mayor información visita ya nuestro sitio web:

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